Le carburant est un des postes de dépense les plus lourds dans la gestion de votre flotte automobile. Il représente 15 à 25 % du TCO (coût total de « détention ») d’un véhicule. À ce coût déjà important s’ajoutent des frais cachés : la gestion des notes de frais par le collaborateur, puis par l’entreprise, et les inévitables erreurs dans le processus.
La question des carburants n’est pas la plus facile à maîtriser dans la gestion d’une flotte » reconnaît Tristane Roulier, chef de produits chez Alphabet. « C’est pour cela que les spécialistes de la location longue durée (LLD) proposent à leurs clients des solutions dites de « gestion carburant » pour à la fois fluidifier le processus et générer des économies substantielles ».
Ces économies proviennent de deux sources. D’une part des négociations sur le prix du carburant lui-même avec les principaux groupes pétroliers. D’autre part une prise en charge de la gestion des factures qui devient centralisée et mensuelle, avec notamment la mise en évidence des montants de TVA récupérable.
Une carte pour faire le plein… ou même plusieurs
Pour en profiter, vous aurez besoin d’une carte de paiement en station-service, que vous mettrez à la disposition de vos conducteurs. Chaque grand réseau en propose une : Total, qui détient une part de marché importante avec sa carte Total GR, mais aussi Shell, BP… Ces cartes permettent au conducteur de régler ses achats de carburant sans avancer de fonds personnels, donc sans récapitulatifs de notes de frais à faire ensuite. Un acteur de la LLD comme Alphabet propose un service d’achats groupés de ces cartes auprès des pétroliers, en se chargeant de la commande, de la réception puis de la livraison des cartes aux entreprises et aux conducteurs. Le loueur vous permet même d’en proposer plusieurs à vos conducteurs, pour différents réseaux : ils n’ont donc plus le souci de chercher une station de telle ou telle enseigne et leur confort d’utilisation en est amélioré.
Des prix améliorés à la pompe
Un autre avantage de souscrire à ces services de « gestion carburant » réside dans le prix préférentiel, appelé « prix barème » par les pétroliers, dont bénéficient les utilisateurs d’une carte de paiement.
Selon les réseaux, ce « prix barème » peut représenter un prix unique appliqué quelle que soit la station choisie par le conducteur pour s’approvisionner, y compris sur autoroute ; ou un prix « plafond » qui sera appliqué sauf si le conducteur a trouvé une station du réseau concerné où le carburant est vendu meilleur marché, auquel cas c’est ce prix plus bas qui lui sera finalement facturé .
À ce premier avantage financier s’ajoute une réduction supplémentaire, résultat de la négociation conduite par Alphabet auprès des réseaux pétroliers sur les volumes de carburant achetés par ses clients. « Au final, selon les réseaux et les volumes de carburant consommés par les entreprises, celles-ci peuvent espérer gagner plus de 6 centimes par litre ». Ce qui n’est pas négligeable vous en conviendrez.
Le plein de services aussi
Les cartes carburant peuvent également être utilisées pour le paiement de services associés, comme l’accès aux parkings (Total a par exemple un accord avec le groupe Vinci), à des réseaux de stations de lavage, ou encore l’achat de produits dans les boutiques des stations-service. La carte Total GR, qui intègre une puce, permet même de s’acquitter des péages d’autoroute. Rassurez-vous : même si vous optez pour une carte sans puce, vous pouvez également commander par l’intermédiaire d’Alphabet des boîtiers de Télépéage, et les installer dans les véhicules des conducteurs concernés.
Pour profiter de tous ces services, vous devrez faire paramétrer vos cartes. « Chaque gestionnaire peut décider des services accessibles à ses conducteurs. Il peut par exemple bloquer le paiement d’achats autres que l’enlèvement de carburant en station » précise Tristane Roulier. Il peut aussi brider leur consommation totale, en litres ou en euros, par jour, par mois ou par transaction.
A ces possibilités de contrôle viennent s’ajouter des fonctionnalités d’optimisation. Vous pouvez en effet analyser les dépenses par carte, par type de produit et suivre la consommation de chaque véhicule. Vous recevrez aussi des alertes par email en cas d’anomalies, comme une utilisation anormale des cartes les jours non autorisés ou une consommation trop élevée.
Gestion simplifiée pour l’entreprise
En plus des fonctionnalités qui simplifient la vie de vos conducteurs et réduisent votre facture carburant, la prestation « gestion carburant » permet de simplifier les processus de gestion pour l’entreprise et ses collaborateurs. Pour de vrais gains de temps et donc de productivité à l’arrivée !
« Concrètement, le gestionnaire de la flotte et les services comptables ne reçoivent plus qu’une seule facture, mensuelle, qui détaille l’ensemble des achats effectués par chaque conducteur au cours de la période. Les erreurs ou les retards dans l’établissement des notes de frais par les collaborateurs disparaissent. Et la partie récupérable de la TVA apparaît clairement sur le document, simplifiant d’autant le travail des comptables ».
Ce qui n’est pas peu dire : les taux de récupération varient en effet selon le type de carburant ou les prestations (péages, parking, etc). Ils évoluent aussi dans le temps : par exemple le taux de récupération de la TVA sur l’essence s’aligne progressivement sur celui du gasoil.
Le gain en temps est donc important pour vous, les économies également. Il est régulièrement démontré que le coût engendré par le traitement d’une note de frais manuelle représente entre 15 et 50 euros, ce prix intégrant notamment les éventuelles erreurs de processus. La dématérialisation totale de cette gestion permet donc de réaliser des économies de plusieurs centaines d’euros – jusqu’à 800 euros - par conducteur et par an.
