Eine detailliert ausgearbeitete Car Policy ist ein nützliches Instrument, um Einsparungen bei den Mobilitätskosten zu erzielen. Zudem können Sie mit Hilfe von klaren Regeln zu Nutzungs- und Haftungsfragen Konfliktpotenzial verringern und damit Unannehmlichkeiten vermeiden. Ein regelmässiges Aktualisieren der Car Policy lohnt sich in jedem Fall.
Grundsätzlich definiert die Car Policy sowohl Referenzfahrzeuge als auch alle fahrzeugberechtigten Mitarbeiter einer Firma. Hauptkriterien dabei sind die Zuordnung der Fahrzeugmodelle pro Mitarbeiterkategorie, Pflichtausstattung, Fahrerbeteiligung bei Budgetüberschreitung und das Festlegen von CO2-Zielen. Zu den grundlegenden Bestandteilen der Car Policy zählen ebenso die Anleitungen für eine korrekte Wartung und Pflege des Fahrzeuges sowie die richtige Nutzung der Tank- und Servicekarte. Auch die Vorgehensweise bei Unfällen oder Pannen soll klar beschrieben sein. Die wichtigsten Kontaktdaten zu Fuhrparkverantwortlichen, Leasinggesellschaft sowie Versicherung dürfen genauso wenig fehlen wie die Checkliste und Anweisung zur Fahrzeugrückgabe.
Fast alles lässt sich regeln
Als Teil des Arbeitsvertrages regeln Sie mit der Car Policy alle wesentlichen Verantwortlichkeiten und Bedingungen zwischen Fuhrparkleitung und Mitarbeiter. So sind beispielsweise das Vorgehen bei der Überprüfung von Führerausweisen und das Begleichen von Bussen definiert. Achten Sie darauf, die Nutzungsberechtigungen zu präzisieren: Ob und unter welchen Voraussetzungen die Nutzung des Firmenautos privat, im Ausland oder durch Verwandte des Mitarbeiters erlaubt sind. Steuerliche Aspekte wie Privatanteil und FABI lassen sich ebenfalls am besten mittels Car Policy festlegen. Hierbei sind Fahrzeuganschaffungswert, Aussendienstanteil, Arbeitsweg und Kilometersatz wichtige Faktoren. Haben Sie Poolfahrzeuge in Ihrer Flotte, die von verschiedenen Mitarbeitern gefahren werden? Dann sind klare Richtlinien für die Fahrzeugübergabe nötig und der Ort für die Reifenlagerung wird im Idealfall bereits von Beginn weg bestimmt.
Von der Car zur Mobility Policy
Auch der Wandel in der Mobilität hat Auswirkungen auf die Car Policy. Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern heutzutage alternative Lösungen an. Dabei spielen Umwelt, Effizienz und ein vielfältiges Mobilitätsangebot eine zentrale Rolle. Es ist daher sinnvoll, diese neuen Anreize in die aktuelle Policy zu integrieren. Beim Elektrofahrzeug oder -velo sind zum Beispiel nicht nur der Referenzrahmen, sondern die Ladeinfrastruktur und die Abrechnung der Stromkosten mit einzubeziehen. Beim Car Sharing gehören die Anweisungen für die Fahrzeugbuchung, -übernahme sowie Wagenreinigung und -rückgabe genau beschrieben. Einige Firmen stellen ihren Angestellten ein bestimmtes Mobilitätsbudget zur Verfügung. In diesem Fall bekommt der Mitarbeiter neben der Gesamtleasingrate für das Fahrzeug einen zusätzlichen Freibetrag für die Nutzung des öffentlichen Verkehrs sowie Flugverkehr, Taxi, Car Sharing und (Elektro-)Velo. Generell gilt: Ändern sich die Bedingungen, braucht es Anpassungen. Damit halten Sie Ihre Car oder aber Mobility Policy auf dem neuesten Stand.
Autor: Martin Cernansky, Key Account Manager International Clients
