Sonja Hugelshofer, Area Manager, 11. Mai 2017

Wenn ein Leasingfahrzeug die vertragliche Laufleistung deutlich überschreitet, ist eine Rekalkulation sinnvoll. Vertragsanpassungen während der Laufzeit sind zwar nicht unüblich, doch eine zu frühe Anpassung kann auch unnötigen Aufwand verursachen.

Eine Rekalkulation wird in der Regel erst bei Abweichungen von 10–15% der vereinbarten Kilometer-Laufleistung in Betracht gezogen. Fährt ein Kunde beispielsweise effektiv 25'000 km anstatt der festgelegten 15'000 km pro Jahr, hat dies nach Ablauf eines drei- bis vierjährigen Leasingvertrages eine hohe Mehrkilometer-Verrechnung zur Folge. Obwohl die anfallenden Kosten für Mehr- oder Minderkilometer in jedem Leasingvertrag ausgewiesen sind, kann der Provider durch ein proaktives Handeln unangenehme Überraschungen bei Vertragsende vermeiden.

Während der Vertragslaufzeit wird zusammen mit dem Kunden in regelmässigen Abständen eine Bestandsübersicht des ganzen Fuhrparks erstellt. Zeichnen sich Auffälligkeiten in der Kilometerentwicklung ab, sind passende Massnahmen zu treffen. Abweichungen können zum Beispiel aufgrund kurzfristiger ausserordentlicher Projekte oder Stellvertretungen entstehen. Häufig regulieren sich diese aber über die gesamte Vertragslaufzeit von selbst. Wichtig ist, dass dem Kunden zu jeder Zeit Transparenz über die aktuellen Laufleistungen zugesichert ist, damit er weiss, wie seine Flotte unterwegs ist. Denn letztendlich entscheidet der Kunde, ob eine Rekalkulation durchgeführt wird.

Je nach Konstellation verändern sich die Parameter
Anders gestaltet sich die Situation bei Aussendienst- oder Servicetechnikern, die ihre Vertriebsgebiete oft wechseln. Dadurch ergibt sich immer wieder eine neue Ausgangslage für die Berechnung der täglich zurückgelegten Strecken. Hier ist sicher rasches Handeln nötig. Übersteigt die effektive Laufleistung die vertraglich vereinbarte Kilometerleistung um ein Vielfaches, so wird in den meisten Fällen die Laufzeit verkürzt, damit die Fahrleistung nach wie vor wirtschaftlich gewährleistet bleibt. Ein Modifizieren der Laufleistung nach unten oder oben hat zudem Einfluss auf den Treibstoff- oder Reifenverbrauch. Je nachdem wird auch der Restwert eines Fahrzeuges unterschiedlich bewertet.

Strukturelle Veränderungen können genauso Gründe für eine Anpassung sein. Wenn während der Vertragslaufzeit Dienstleistungen dazukommen oder wegfallen, bedarf es ebenfalls einer Rekalkulation, da sich durch veränderte Parameter die Kosten anders zusammenstellen.

Regelmässige Analysen des Fuhrparks
Grundsätzlich werden Fuhrparks einmal pro Jahr auf ausserordentliche Abweichungen der vertraglichen Laufleistungen kontrolliert. Wie oft solche Überprüfungen stattfinden sollen, ist jedoch abhängig von Flottengrösse, Einsatzgebiet und Fluktuation der Fahrzeuge und wird zusammen mit dem Kunden festgelegt. Es ist auf jeden Fall empfehlenswert, sich regelmässig einen Überblick zum aktuellen Stand der Fahrzeugflotte zu verschaffen, um allfällige Bedarfsverschiebungen der Fahrer frühzeitig zu erkennen und Leasingverträge wenn nötig anzupassen.